IJsselmuiden, 17-04-2008
Geacht verenigingsbestuur,
Het afdelingsbestuur is door het herhaaldelijk niet nakomen van afspraken door Hein van den Berg als 2e penningmeester in ernstige problemen gekomen voor wat betreft de verantwoording aan de leden over het financieel gevoerde beleid 2007.
Middels ons schrijven van 2 april 2008 hebben wij kenbaar gemaakt dat de extra algemene ledenvergadering geen doorgang kon vinden. Wij willen u in dit schrijven nader informeren over de afhandeling van de agendapunten over het financiële jaarverslag en de begroting.
Het bij herhaling niet nakomen van toezeggingen door de 2e penningmeester leidde uiteindelijk tot een niet werkbare en onverantwoorde situatie. Vanwege de urgentie van het opleveren van een correcte financiële administratie hebben we op maandag 7 april een extra bestuursvergadering gehouden om de stand van zaken door te nemen.
Daarbij was Hein van den Berg ook kort aanwezig om officieel aan het bestuur mee te delen dat hij per direct zijn functie in het afdelingsbestuur en als NPO-kiesman neerlegt.
Om de financiële afronding van 2007 zo spoedig mogelijk te laten verlopen heeft Hein op verzoek van het bestuur alle financiële stukken overgedragen aan Jan van Gent.
Vervolgens is de nieuwe penningmeester voortvarend van start gegaan en op dit moment is de begroting 2008 en het financiële verslag gereed. Na het uitgaan van dit schrijven zal ook zo spoedig mogelijk contact opgenomen worden met de FCC, zodat de financiële controle uitgevoerd kan worden. Na afronding hiervan zullen we zowel het financiële verslag als het verslag van de FCC naar u toe laten komen. De bespreking hiervan net als het dechargeren willen we doorschuiven naar de najaarsvergadering.
Nu het financiële verslag over 2007 afgerond is, kon ook een begroting voor 2008 opgesteld worden. Deze is toegevoegd bij deze brief. De bespreking en goedkeuring hiervan zal in de najaarsvergadering aan bod komen. Om de begroting dekkend te maken, is het noodzakelijk geweest om de vrachtprijs voor 2008 te verhogen met 4%.
In een alom duurder wordende sport proberen we de vrachtprijs zo laag mogelijk te houden, maar door de toenemende kosten zijn we hiertoe genoodzaakt. Een aantal argumenten liggen daaraan ten grondslag, namelijk de sterk stijgende DOT (Diesel Olie Toeslag), verhoging van gemiddeld 4 % van de vervoerders, toegenomen convoyeurskosten en de inflatie.
Na ook overleg met de vervoerscommissie kwamen we tot deze conclusie. Aangezien de eerste africhtingvlucht al geweest is, hebben we gemeend om deze vrachtprijs gelijk te houden als in 2007. De uniforme vrachtprijzen voor 2008 worden daarmee als volgt:
| – Africhting: | € 0,30 |
| – Vitesse en Jong Vitesse en Natour | € 0,53 |
| – Midfond en Jong Midfond | € 0,75 |
| – Dagfond | € 1,09 |
| – Limoges en Perigueux | € 1,35 |
| – Bergerac | € 1,40 |
| – St. Vincent en Montauban | € 1,72 |
Alhoewel we natuurlijk liever anders hadden gezien, kunnen we niet om de maatregel heen om de vrachtprijzen te verhogen. Niet verhogen zou tot een onverantwoord begrotingstekort hebben geleid.
Eveneens hadden we uiteraard liever gezien, dat we verslag en begroting tijdig hadden kunnen aanbieden en tijdens de voorjaarsvergadering met u hadden kunnen bespreken.
De geschetste situatie, die wij zeer betreuren noopt ons echter tot deze maatregel.
Wij vragen uw begrip voor deze gang van zaken.
Bijlage: Begroting 2008 Afdeling 8
Met vriendelijke sportgroeten,
Namens bestuur Afdeling 8
Gerard Kok Bram Scherpenzeel
secretaris voorzitter
Bijgewerkt op 17 april 2008 om 20:48 uur